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道路工程档案归档质量研究

进一步做好道路工程档案的归档工作,对道路工程的建设和统一规划具有重要意义。分析了目前我国道路工程档案的归档质量,介绍了道路工程档案归档工作的特点和意义,找出了道路工程档案管理中存在的问题,并就如何提高道路工程档案归档质量提出了建设性意见和建议,以供参考。

道路工程档案的收集和整理是工程建设档案管理部门工作人员的首要任务。确保道路工程施工档案始终处于完整、准确、详实的状态,为今后的维修养护过程中的工作人员提供第一手资料,是一项繁琐而艰巨的任务。一个比较完整的工程档案项目需要经过项目前期立项、方案设计、工程施工、竣工验收四个阶段。但由于基本建设项目设计施工单位众多,前后耗时较长,给工程建设档案管理的收集整理带来一定困难。工程档案管理归档是档案工作最基础的部分。档案工作的质量直接关系到档案的收集、整理、保存、检索和利用的质量。因此,需要进一步更新档案归档工作理念,合理改进档案归档工作方法和手段,从而大幅度提高档案利用效率。

1道路工程档案归档工作的重要意义

1.1是道路工程的宝贵信息。

道路建设将不断形成项目建设、项目立项、规划设计施工、监督管理、验收竣工等大量文件。有必要将这些相应的技术文件按照科学的方法进行归档和分类,以便为今后的养护、监测和管理以及道路建设的改扩建提供详细、准确的原始数据和记录。同时可以进一步优化道路规划和养护计划,从而节省大量的人力、物力和财力以及成本。

1.2是道路施工经验的积累和总结。

如果道路工程建设档案管理正规有序,就能非常真实地记录道路工程建设的全过程。同时也能体现道路工程施工过程中施工人员的工程设计指导思想、施工技术和工程施工经验。道路工程建设档案管理在展示工程建设现代化成果中发挥着重要作用。

2道路工程建设档案的定义及特点

2.1道路工程档案的定义。

道路工程档案是指在道路工程建设活动中逐渐形成的文字、图片、表格、音视频、电子文件等各种形式的道路工程历史记录。道路工程档案的建设也是对道路工程建设全过程的完整、准确的记录。

2.2道路工程档案的特点。

2.2.1道路工程档案建设的复杂性。

道路工程建设是一项复杂的事业,建设时间长、流程复杂、人员变动率高、部门间沟通交叉,使得道路工程建设档案比其他工程档案更加复杂。

2.2.2道路工程档案建设的真实性。

道路工程档案的建设是在道路工程现场形成的直接第一手材料,档案的收集要与施工过程同时进行,要真实反映工程建设的全过程,包括工程建设中的一些问题和隐患。

2.2.3道路工程档案的随机性。

道路工程档案详细记录了整个道路工程建设的进度,许多资料都是随着工程的进展而保存下来的。因此,道路工程档案的建设具有很大的随机性。

3道路工程档案管理的现状及有关问题

3.1建档意识不强。

近年来,由于社会经济的快速发展,人们逐渐开始重视档案管理,这使得档案管理的正规化意识逐渐加强。然而,工程建设档案管理还存在一系列问题。一是普遍存在“重建设、轻信息”的现象。在工程建设项目中,一些工程项目部领导只注重工程建设的进度、安全和质量,对工程档案管理缺乏足够的思想认识。他们总是认为只要工程项目没有重大问题,工程资料的保存就不是很重要,他们心目中对工程档案管理的重视程度远远不够。二是档案管理人员一般都是兼职人员,缺乏应有的责任感和工作态度。一些项目的档案管理人员多为临时任命,没有良好的职业精神,没有努力工作的态度和意识,导致档案管理归档质量低。

3.2约束机制不完善,归档数据审核不及时。

如今,许多工程建设单位没有建立相应的正规有序的档案管理机制,导致道路工程档案管理不规范、不规范。首先,收集的信息不完整。有的项目管理单位只注重纸质资料的收集整理,没有音频、视频、图像等资料。二是收集的档案质量不高。收集整理的档案材料存在内容不全、项目缺失、手续不全、原始归档少等问题。三是保存完整性差。材料不全、准确性低、真实性低、可靠性低、完整性低等问题极其严重,导致一些工程档案不能真实反映工程建设现状,不能充分发挥其凭证和依据作用,给今后工作带来一定困难。

3.3档案管理人员的专业素质和专业能力不高。

许多工程建设单位在档案管理人员的分配上存在很大的问题和矛盾。首先,专职档案管理员较少。目前,一些工程建设管理单位的档案管理人员具有以下特点:兼职业务技术人员多,年轻员工多,专职人员少或没有。这种情况非常普遍,这些员工大多没有专业培训经验,缺乏相应的档案管理知识和技能,难以满足档案管理的需要。

。第二,业务技能掌握不熟练。道路工程档案管理人员的文化水平普遍不高,并且有很大一部分人还缺乏相应的工程技术知识和工程管理经验,致使在实际的档案管理工作中归档质量不高、档案材料积累不全、卷宗收集质量较差、档案整理不规范的现象比比皆是,严重影响了道路工程档案的归档效率。

4提高道路工程档案管理归档质量的策略

4.1高度重视档案管理归档工作

进一步加强对道路工程档案管理工作的组织协调,在工程建设领导层极为重视工程进度和工程质量的基础上,还要把档案收集、整理和归档等工作列入重要的议事日程上来。第一,抓好档案归档的组织管理。应专门成立工程档案归档工作小组,实行领导分工负责、议事民主集中、工作统筹安排和完善决策程序等机制,切实开创共同组织、共同协调、共同完成的良好工作局面。第二,加强对工作重要性的认识。工程建设档案部门要加大对档案归档工作重要性的宣传,持续进行好《档案法》等法规制度的系统教育,不断提高所属人员履行好档案归档工作的思想认识。第三,齐抓共管,形成合力。只有引起领导层、行政管理人员和档案专业人员的高度重视,才能形成强大的工作合力,从而进一步做好工程档案归档工作,提高归档质量。

4.2落实工程档案归档工作管理的要求

第一,要统一实行标准化、程序化和正规化的档案归档工作管理要求,并建立完善、科学和准确的管理标准,进一步明确各级领导分工责任制,把工程建设单位、施工单位和监理单位的职责划分清楚,做到责任明确、分工清晰。第二,推行规范化和流程化的管理要求,按照相应的职责清晰化和业务规范化的要求合理修订各类材料的归档流程,各类人员都要有明确的责任和分工,项目管理部门要对档案归档的验收结果进行检验把关。

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作者:朱红 单位:甘南县农村公路管理站

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